Письмо в несколько адресов оформление

Деловое письмо

Письмо в несколько адресов оформление

У любой организации, будь то государственный завод, маленький магазин или огромный холдинг, рано или поздно возникает необходимость вступить в переписку. Для этого необходимо уметь грамотно написать, оформить и отправить деловое письмо. В этой статье разберем виды деловых писем и поговорим о том, как оформить основные реквизиты этого документа.

Для начала давайте определимся, какие существуют виды делового письма. Ведь в зависимости от этого отличаются и правила написания писем: что писать, как писать, кому писать и прочее.

Можно перечислить несколько десятков разновидностей деловых писем, но чаще всего встречаются:

  • информационное письмо;
  • сопроводительное письмо;
  • гарантийное письмо;
  • благодарственное письмо;
  • жалоба;
  • претензия;
  • предложение (не коммерческое);
  • коммерческое предложение;
  • приглашение;
  • поздравление;
  • извинение;
  • сообщение;
  • заявление;
  • подтверждение;
  • предупреждение;
  • уведомление;
  • напоминание;
  • рекомендация;
  • отказ;
  • заказ;
  • запрос;
  • справка;
  • просьба;
  • job offer.

Есть еще одна отдельная категория писем – это судебные письма. Рассматривать их мы не станем, так как такими письмами занимаются только юристы, а они знают толк в их написании. Все, что требуется знать всем остальным работникам организации, особенно работающим с почтой: если вам в руки попало такое письмо (оно имеет пометку «судебное»), сохраните и конверт, и письмо.

Деловое письмо: структура

Скачать схему делового письма

Деловое письмо, среди прочего, отличается от обычного письма тем, что имеет четкую структуру, которая состоит из следующих частей:

  1. Адресат.
  2. Тема письма.
  3. Заголовок или обращение.
  4. Вступительная часть.
  5. Основная часть.
  6. Заключительная часть.
  7. Приложение (если есть).
  8. Подпись.
  9. Исполнитель.

Это наиболее распространенная схема деловых писем, но, разумеется, некоторые пункты могут быть изменены.

Адресат

Это тот, кому мы пишем письмо. Здесь можно указывать название компании, ее руководителя или то должностное лицо, с которым в настоящий момент вы ведете переписку.

В случае, когда деловое письмо отправляется впервые в организацию, адресатом ставят генерального директора. Письмо может отправляться также обычному человеку – физическому лицу.

Адресатов может быть несколько, но больше пяти лучше не ставить. В этом случае правильнее будет сделать список рассылки.

В зависимости от того, кому направляем письмо, реквизит оформляем по-разному.Если адресат – руководитель предприятия, в первую очередь следует указать его должность, следом название предприятия и инициалы с фамилией, причем все перечисленное должно стоять в дательном падеже.

Генеральному директору

ООО «Энерготрас»

О.Р. Зазублину

Если же письмо адресуется определенному человеку на предприятии, нужно написать сначала название организации в именительном падеже, потом должность человека, инициалы и фамилию, но уже в дательном:

ЗАО «Бутиль-Экспресс»

Начальнику производства

Р.Н. Табуреткину

Если письмо будет направляться без конкретного адресата в организацию, то указывают название организации в именительном падеже:

ОАО «Мистик Про»

Если деловое письмо предназначается физическому лицу, то сначала пишем фамилию в дательном падеже, потом инициалы, а на следующих строчках – почтовый адрес, по которому будет отправлено письмо. Если почтовый адрес неизвестен и документ планируется передать каким-то другим способом, оставляем только фамилию и инициалы:

Комаровой С.В.

ул. Полевая, д. 5, кв. 457,

г. Москва, 123456

Не нужно ставить точку в конце или менять шрифт, он должен быть таким же, как и текст письма. Выравнивается текст реквизита «Адресат» по правому краю.

Тема письма

Это краткое содержание письма. Нужно писать его над основным текстом.

Существуют некоторые документы, в которых не нужно указывать тему письма, а именно: уведомление, жалоба, претензия, поздравление, гарантийное письмо или предупреждение. Во всех перечисленных документах следует выносить вид письма в заголовок, единственное исключение делается для поздравлений.

Текст темы не должен превышать 50 знаков, нужно очень кратко, но при этом понятно написать, о чем данный документ. Зачастую тему можно выразить 2-3 словами, например «Запрос информации» или начать с предлога «о» и писать в предложном падеже.

Шрифт темы может быть на один кегль меньше, чем шрифт основного текста, но не более, и это не обязательно. Выравнивать следует по левому краю.

Например:

О согласовании порядка действия организаций в чрезвычайных ситуациях

Запрос информации

Заголовок или обращение к адресату

Заголовок или обращение пишутся по центру, через одну пустую строку от темы письма.

Это может быть название письма, которое, по сути, заменяет тему. В большей части это относится к жалобам, претензиям, гарантийным письмам, заявлениям, предупреждениям или уведомлениям. Также это может быть личным обращением к адресату письма.

Если вы пишите заголовок, то лучше его набирать прописными буквами и поставить по центру. Не нужно выделять заголовок в виде увеличения шрифта, он должен быть точно таким же, как и основной текст. Допускается сделать шрифт полужирным:

УВЕДОМЛЕНИЕ

ПРЕТЕНЗИЯ

Что же касается обращений, то следует начинать со слова «Уважаемый(ая)» потом имя и отчество адресата:

Уважаемая Галина Викторовна!

Уважаемый Евгений Борисович!

Если имя и отчество физического лица неизвестны, они не заменяются инициалами, а пишется так:

Уважаемый г-н Петров!

Уважаемая г-жа Лисицына!

Если же деловое письмо пойдет в организацию, ни фамилия, ни имя-отчество руководителя которой вам неизвестны, напишите нейтрально «Уважаемые коллеги» или «Уважаемые господа». Не забудьте поставить в конце знак восклицания, но только один, не нужно их ставить ни три, ни более раз, показывая свое уважение, это будет выглядеть совсем по-детски.

Текст письма

Текст письма делится на три части: вступление, основная часть и заключение. Необязательно это три абзаца, может быть и больше. Каждая часть текста плавно переходит одна в другую.

Если у вас в организации не предусмотрен корпоративный шрифт для написаний самого тела письма, лучше выбрать шрифт Arial или TimesNewRoman, кегль выбрать или 12, или 14. Стоит начинать писать с красной строки, выравнивая по ширине. Текст нужно выровнять по ширине.

Он может состоять из простых или сложноподчиненных предложений, причем каждое из них должно иметь какую-то мысль, не быть пустым. Никакой «воды» деловой стиль речи не терпит. Каждый абзац начинается с красной строки.

Вступление

Вступлением можно указать на пришедшее ранее письмо адресата, на которое вы пишите ответ, или сообщить, что ранее вы договорились с адресатом о том, что пришлете письмо. Если письмо пишется человеку впервые и никаких договоренностей не было, вступление можно и пропустить.

Вступление это одно предложение или даже его часть.

Например:

На Ваш исх. № 175-8/3-15 от 25.05.2015 сообщаем следующее

Согласно нашей договоренности…

Основная часть

Это часть письма, где написано о главном, то есть о сути проблемы. Условно ее можно поделить на две части: «обоснование» и «просьба». В обосновании указывается причина написания письма, в «просьбе» излагается то, чего вы хотите добиться от получателя письма.

 «Просьбу» следует писать с нового абзаца и с красной строки.

Например:

       Направляем вам для рассмотрения пакет документов по хозяйственному обслуживанию ТК «Комета» и прилегающей к нему территории за июнь 2015 года.

       Просим рассмотреть документы, подписать их, заверить подписи печатями и выслать один комплект документов в адрес ООО «Клининг-Системс».

Заключение

Письмо нужно закончить формулой вежливости, которая плавно перетекает в подпись, например:

С уважением,

С чувством глубокой признательности

С наилучшими пожеланиями

Наличие или отсутствие завершающей фразы зависит от того, насколько вы близки с адресатом, и от корпоративной культуры автора, и от содержания письма.

Если взять, к примеру, религиозные организации, то свои письма они заканчивают достаточно объемными и эмоциональными фразами. Но если в претензии написать «С уважением» будет смотреться не уместно.

Поэтому следует подумать, нужна ли такая фраза.

В зависимости от ситуации, вида и текста письма заключительная фраза или будет, или нет. Так как после этой фразы будет стоять подпись, следует ставить запятую, а не точку. Исключение, если завершающую формулу автор письма умудрился оформить в виде короткого, но полноценного предложения. Тогда в конце ставится точка или восклицательный знак.

Не стоит менять шрифт, он должен быть таким же, как и в теле письма. Формула вежливости пишется с красной строки. Следует отступить от основной части или перечня приложений на 2-3 строки, выравнивать также по ширине.

Подпись

Здесь указывается название должности, далее идет свободное место для личной подписи, следом инициалы и фамилия того, кто подписывает письмо.

Красная строка здесь не оформляется. Должность пишется слева. Если она слишком длинная, лучше разбить ее на две строчки. Инициалы и фамилию размещаем справа, выравниваем по краю. В результате между должностью и ФИО получаем свободное место для подписи.

Например:

Главный архитектор ОАО «Строй-Сити»                                                             А.Д. Семенец

Начальник Департамента клиентского

сопровождения ООО «Телеконтакт»                                                                 А.В. Гавриленко

Приложение

Приложением могут быть документы, которые вполне самостоятельны, несут определенную информацию, которая нужна в работе. Обязательно нужно указать все приложения к данному письму, пронумеровать их, указать количество страниц и экземпляров.

Если деловое письмо имеет приложения, они пишутся после основного текста письма, через одну пустую строку строки. С красной строки указывается слово «Приложение» или «Приложения», после нужно поставить двоеточие.

Если приложений больше одного, тогда каждое из них пишется с новой строки и нумеруется. В приложении первым идет название, далее количество листов, экземпляров.

В оформлении текста ничего не меняется, остается тот же шрифт, размер, выравнивание по ширине.

Например:

Приложение: Заявка на участие в фестивале на 1 л. в 2 экз.

Или

Приложения:

  1. Шкала и критерии оценки звуковых файлов на 3 л. в 1 экз.
  2. План проведения тренинга «Управление конфликтными ситуациями» на 2 л. в 2 экз.

Исполнитель

Несмотря на то, что каждое деловое письмо подписывает руководитель компании или уполномоченные им должностные лица, саму переписку ведет обычный рядовой сотрудник, т.е. исполнитель. Именно его имя и контактные данные указываем в этой части.

Информация об исполнителе располагается всегда в самом низу письма, в последних строках. Пишется полностью имя, отчество и фамилия работника, с новой строки его контактный телефон, и еще ниже – адрес электронной почты. Шрифт оставляем тот же.

Например:

Исп.: Антон Соломонович Леприков

Тел. (499)123-45-67

e-mail: a.s.leprikov@sitename.ru

Когда письмо полностью готово, распечатайте его на фирменном бланке и зарегистрируйте, после чего можно отправлять.

Источник: http://thebestsecretary.ru/?p=1244

Секреты деловой email-переписки

Письмо в несколько адресов оформление

Что такое электронная почта? В современном деловом мире это:

  • Ваше лицо. Именно с помощью email можно создать положительный образ в глазах контрагента или испортить первое впечатление.
  • Ваш рабочий инструмент. Очень много общения с внешним миром происходит по email. Поэтому, хорошо владея этим инструментом, можно здорово облегчить себе жизнь.
  • Мощный отвлекающий фактор. Внешний мир пытается достать вас, отвлечь и сбить с верного пути через email.

С этих позиций и посмотрим на работу с электронной почтой. Начнём с простого.

Оформление письма

Я пользуюсь почтовым клиентом Mozilla Thunderbird, поэтому буду рассказывать на его примере. Создадим новое письмо и пойдём сверху вниз по списку полей.

Кому. Копия. Скрытая копия

Возможно, кто-то не знает, но «Кому» в Mozilla можно изменить на «Копия» или «Скрытая копия».

  • Кому: пишем основного адресата или несколько адресатов через точку с запятой.
  • Копия: пишем того, кто должен ознакомиться с письмом, но от кого мы не ждём реакции.
  • Скрытая копия: пишем того, кто должен ознакомиться с письмом, но должен остаться неизвестным для остальных получателей письма. Особенно уместно использовать для массовых рассылок деловых писем, например уведомлений.

Неправильно в массовой рассылке указывать получателей через поля «Копия» или «Кому». Несколько раз в год получаю письма, в которых перечислено 50–90 адресатов в поле «Копия». Налицо нарушение privacy.

Не всем из твоих адресатов нужно знать, с кем ещё вы работаете по аналогичной теме. Хорошо, если это знакомые между собой люди.

А если в списке конкурирующие компании, которым неизвестно друг о друге? Как минимум нужно быть готовым к лишним объяснениям, как максимум — к прекращению сотрудничества с одним из них. Не надо так.

Правильно массовую рассылку отправлять на своё имя, а всех получателей ставить в поле «Cкрытая копия».

Вложения

Письма часто бывают с вложениями: резюме, коммерческие предложения, сметы, графики, сканы документов — очень удобный инструмент и в то же время источник популярных ошибок.

Ошибка: огромный размер вложения. Часто приходят письма с размером вложений до 20 МБ. Как правило, это сканы каких-нибудь документов в формате TIFF, с разрешением 600dpi. Почтовая программа корреспондента почти наверняка зависнет на несколько минут в тщетных попытках загрузить предпросмотр этого вложения. И не дай бог получателю попытаться прочитать это письмо на смартфоне…

Лично я такие письма сразу удаляю. Не хотите, чтобы ваше письмо оказалось в корзине до прочтения? Проконтролируйте размер вложения. Рекомендуется, чтобы оно было не более 3 МБ.

Что делать, если превышает?

  • Попробуйте перенастроить ваш сканер на другой формат и разрешение. Например, в PDF и 300dpi получаются вполне читабельные сканы.
  • Вспомните про такие программы, как архиватор WinRar или 7zip. Некоторые файлы отлично сжимаются.
  • Что делать, если вложение огромное и сжать его не получается? Например, почти пустая база бухгалтерии весит 900 МБ. На помощь придут облачные хранилища информации: Dropbox, Google Drive и тому подобные. Некоторые сервисы, например Mail.ru, автоматически преобразовывают огромные вложения в ссылки на облачное хранилище. Но я предпочитаю сам управлять своей информацией, хранящейся в облаке, поэтому автоматизацию от Mail.ru не приветствую.

И ещё одна не совсем очевидная рекомендация про вложения — их имя. Оно должно быть понятным и приемлемым для получателя.

Как-то раз мы в компании готовили коммерческое предложение на имя… пусть будет Фёдора Михайловича Достоевского. Я получил от менеджера письмо с проектом КП на согласование, и во вложении был файл с именем «ДляФеди.docx».

С менеджером, отправившим мне это, состоялся диалог примерно следующего содержания:

— Дорогой менеджер, ты лично готов подойти к этому уважаемому человеку и назвать его в лицо Федя?

— Как-то нет, уважаемый же человек, его все по имени-отчеству называют.

— Почему же ты вложение назвал «ДляФеди»? Если я прямо сейчас перешлю ему, как думаешь, он купит у нас топоры по этому КП?

— Я собирался потом переименовать…

Зачем готовить мину замедленного действия — отказ потенциального клиента — или создавать себе лишнюю работу по переименованию файла? Почему бы сразу не назвать вложение правильно: «ДляФёдораМихайловича.docx» или ещё лучше — «КП_Небо_Топоры.docx».

Итак, с email как «лицом» более-менее разобрались. Давайте перейдём к рассмотрению электронной почты как инструмента эффективной работы и поговорим об её отвлекающей составляющей.

Работа с письмами

Электронная почта — это мощный отвлекающий фактор. Как и с любым отвлекающим фактором, с почтой нужно бороться путём ужесточения правил и внедрения расписания работы.

Как минимум нужно отключить ВСЕ уведомления о приходе почты. Если почтовый клиент настроен по умолчанию, вас оповестят и звуковым сигналом, и помигают иконкой рядом с часами, и покажут превью письма. Словом, сделают всё, чтобы сначала оторвать вас от кропотливой работы, а потом погрузить в пучину непрочитанных писем и непросмотренных рассылок — минус час-другой из жизни.

У кого-то могучая сила воли позволяет не отвлекаться на уведомления, а обычным людям лучше не искушать судьбу и отключить их. В Mozillla Thunderbird это делается через меню «Инструменты» → «Настройки» → «Основные» → «При появлении новых сообщений».

Если нет уведомлений, как понять, что пришло письмо?

Очень просто. Вы сами, осознанно, выделяете время на разбор почты, откроете почтовый клиент и увидите все непрочитанные сообщения. Это можно делать два раза в день, например в обед и вечером или во время вынужденных простоев, допустим, в пробках.

Часто спрашивают, как же время реакции и срочные письма? Отвечаю: у вас нет срочных писем в почте. Если только вы не работаете в отделе клиентской поддержки (в таком отделе свой регламент работы с почтой).

Если и будут срочные письма, то отправитель уведомит вас об этом по другим каналам — телефон, SMS, Skype. Тогда вы осознанно зайдёте в почтовый клиент и обработаете срочную почту.

Все гуру тайм-менеджмента (например, Глеб Архангельский с его «Тайм-драйвом») декларируют стандарт ответа на email до 24 часов. Это нормальное правило хорошего тона — не ждать от собеседника мгновенных ответов по email.

Если же есть срочное письмо, уведомить об этом по более быстрым каналам связи.

Итак, уведомления мы отключили и теперь включаем почтовый клиент по своему расписанию.

Что же делать, когда мы зашли в почту и занялись деятельностью с названием «разбираю электронную почту»? Где начало и конец этой работы?

Источник: https://lifehacker.ru/sekrety-email-perepiski/

Реквизиты служебных писем

Письмо в несколько адресов оформление

Вопросы делопроизводства не входят в предмет нашего курса, однако правильное оформление служебной корреспонденции является частью профессиональной культуры служащих, что важно в СО. Поэтому кратко рассмотрим основные реквизиты служебных писем, без знания которых невозможен корректный ответ на обращения граждан.

Служебное письмо оформляется на бланке организации формата А4. Бланки бывают продольными и угловыми. В первом случае информация об организации размещается в верхней части листа по всей его ширине, во втором — только в левой верхней части листа. Корректно оформление писем на угловых бланках.

Информация об организации включает:

  • • герб (эмблему);
  • • краткое и сокращенное официальное наименование организации;
  • • почтовые (полный адрес, индекс) реквизиты;
  • • контактные данные (номер телефона, факса, официальный сайт, адрес электронной почты, аккаунты в социальных сетях);
  • • банковские реквизиты организации (номер ОГРН, ИНН, ОКПО, ЕГРЮЛ).

Право использования на бланках государственного герба Российской Федерации имеют только организации, согласно Федеральному конституционному закону от 25 декабря 2000 г. № 2-ФКЗ «О Государственном гербе Российской Федерации».

Федеральные органы исполнительной власти используют свои официальные геральдические изображения.

Органы государственной власти субъектов РФ, органы местного самоуправления и подведомственные им организации используют на своих бланках геральдические изображения соответствующих территорий.

Ниже рассмотренных данных приводится дата и индекс (номер) исходящего письма, которые присваиваются службой по работе с корреспонденцией после того, как письмо подписано и готовится к отправке. Ссылка на дату и номер входящего документа указываются для исходящих писем.

В письмах не указывается наименование вида документа (письмо), а собственное наименование (заголовок) документа указывается не всегда. Заголовок отвечает на вопрос «О чем?» и располагается под номером и датой, от левого поля, выше основного текста.

Адресат письма указывается в правой верхней части письма, напротив данных об организации. Адресат содержит:

  • • для физических лиц: фамилию и инициалы имени и отчества в дательном падеже, почтовый или электронный адрес;
  • • юридических лиц: указание должности, фамилии и инициалов руководителя в дательном падеже, адрес организации;
  • • должностных лиц: должность, инициалы и фамилию лица в дательном падеже;
  • • писем в органы власти: наименование органа власти в именительном падеже.

Одно письмо может быть направлено нескольким адресатам, данные

0 которых указываются друг под другом без слова «Копия». При этом каждому адресату направляется отдельный подписанный экземпляр письма. Если адресатов больше четырех, то составляется список рассылки на отдельном листе, а на бланке вместо адреса указывается «По списку рассылки».

Текст письма начинается с обращения. Обращение состоит из слова «Уважаемый(ая)», имени и отчества адресата, если они известны, и заканчивается восклицательным знаком. Если адресатов двое, указываются их имена, а если более двух, то обращение не приводится. Обращение располагается на 2—3 отступа строки ниже наименования документа и на 1—2 отступа выше основного текста.

Текст письма оформляется шрифтом Times, 12 — 14 кеглем через

1 — 1,5 интервала, единообразно по размеру, без помарок и исправлений. Текст начинается с отступа абзаца 1,25 см. Между абзацами отступ не делается. Рекомендуется разбивать текст на две части — вводную и основную.

В вводной части указываются причины составления письма, сопровождаемые ссылками на факты и документы; в основной части формулируются основная цель и выводы. Лексика письма должна сочетать нормы литературного и делового русского языка.

Служебные письма на бланке организации составляются в третьем лице единственного числа («ведомство считает»), а на бланке должностного лица — от первого лица единственного числа («я благодарю»).

Рекомендуемый объем письма не должен превышать одну страницу. Если в письме более одной страницы, вторая и последующие страницы нумеруются сверху от центра арабскими цифрами. Справочные данные (таблицы, статистика) выносятся в приложение.

Отметка о наличии приложения делается на 1—2 строки под основным текстом, с абзаца. Указывается количество листов и экземпляров приложения («Приложение: на 5 л. в 2 экз.»).

Многостраничные приложения нумеруются отдельно от текста письма. При направлении письма в несколько адресов приложение может направляться как но всем адресам, так и в один адрес.

Если приложений несколько, они нумеруются.

Подпись размещается на 2—3 отступа строки ниже отметки о приложении. Этот реквизит состоит из указания должности лица (слева), инициалов и фамилии (справа) и росчерка подписи (на свободном месте в центре). При наличии слова «уважаемый» в обращении слова «с уважением» рядом с подписью не ставятся.

Отметка об исполнителе размещается в левом нижнем углу письма, включает фамилию и служебный телефон исполнителя. Шрифт данного реквизита на 1—2 кегля меньше основного шрифта письма. Подпись исполнителя ставится на втором экземпляре письма, как и визы согласования других должностных лиц (если необходимо).

Печать на письмах, оформленных на бланке организации, не ставится.

Дополнительными реквизитами являются отметки о конфиденциальности[1], направлении в дело, заверении копии, особом контроле и др.

***

1. Обращения граждан классифицируются на заявления, обращения и жалобы, они поступают в устном и письменном виде. Анализ тематики и характера обращений граждан может служить показателем гражданской активности, динамики социально-экономических процессов и является важным каналом связи населения с органами власти.

Обращения граждан как правовое явление имеет многофункциональный характер — это и обеспечение права граждан на участие в управлении государственными и общественными делами, и обратная связь на деятельность органов публичной власти, и форма защиты прав и свобод гражданина, и обеспечение прозрачности деятельности органа государственной власти и местного самоуправления. Для граждан, прежде всего, важно не столько само право на обращение, сколько реакция властей на него, т.е. реальное решение затронутых ими вопросов.

Расширяется практика электронных обращений: в федеральных органах их доля достигает 70%, а в регионах уже каждое третье обращение поступает в электронном виде.

  • 2. Устные обращения рассматриваются в общественных приемных, в ходе встреч с населением, на личном приеме, по телефонам горячих (прямых) линий. Горячие линии активно вошли в систему организации СО в органах власти, хотя отсутствует общая нормативно-методическая база для этой формы общения с гражданами. Каждый регион, орган власти и государственная структура имеет собственные регламенты этой деятельности.
  • 3. В ходе работы с гражданами важно, чтобы они могли связаться с должностным лицом и получить компетентный ответ, чтобы все обращения были оперативно отработаны, снижалась доля повторных обращений. Для государственных служащих важно соблюдать культуру делового общения, в том числе по телефону, поскольку от этого зависит формирование имиджа государства.
  • 4. Законодательно зафиксировано положение о праве заявителя получать письменный ответ по существу и в установленные сроки. Большое внимание в законодательстве уделено организационным и материально- техническим вопросам выполнения этой деятельности, однако содержательная сторона урегулирована слабо, что позволяет должностным лицам направлять формальные ответы, отписки. Это положение следует исправлять как образовательными, так и дисциплинарными мерами.
  • 1. Какова классификация обращений в органы власти по содержанию?
  • 2. Какова классификация обращений в органы власти по форме?
  • 3. Что означают понятия «жалоба», «заявление», «предложение»?
  • 4. Каковы особенности коллективного и индивидуального обращения граждан?
  • 5. Какие существуют этапы и сроки рассмотрения обращения?
  • 6. Какие функции выполняет институт обращения граждан?
  • 7. Какие правовые основы созданы для работы с обращениями граждан в Российской Федерации?

Кейс

  • 1. Разберитесь в ситуациях, описанных в обращениях граждан (по вариантам), приведенных ниже.
  • 2. Изучите существующие в данной сфере нормы законодательства.
  • 3. Подготовьте ответ по существу обращения гражданина от имени органа власти.

Примечание: если обращение, на ваш взгляд, поступило не по адресу, выясните,

какое ведомство может дать ответ по существу и подготовьте ответ от его имени.

Вариант 1

От Иванова И. И., 1960 г.р., 123456, Москва, Клязьминская, 25, кв. 212. В префектуру Северного административного округа г. Москвы.

«В декабре прошлого года я жаловался в управу района “Ховрино” на деятельность управляющей компании (УК) “ООО Стройка”, осуществляющей управление моим многоквартирным домом, на плохую уборку снега на придомовой территории.

В январе из управы получен ответ, что мое обращение передано в УК для принятия мер. Снег по-прежнему убирают плохо. Прошу принять меры».

Вариант 2

От Петрова И. И., 1998 г.р., 123456, Москва, Сахарова проспект, 2, кв.З.

В Управу района «Красносельский», Районную призывную комиссию, Районный военкомат, Правительство Москвы, Министерство обороны и Комитет солдатских матерей.

«Сообщаю о наличии заболевания, препятствующего призыву на военную службу (грыжа). Копия медицинской справки прилагается. Прошу освободить меня от призыва и выдать военный билет».

Вариант 3

От Сидорова С. В., 1972 г.р., 123456, Московская обл., г. Ногинск, ул. Правды, 7, кв. 54. На имя Президента РФ. «Уважаемый Владимир Владимирович! Горячо поддерживаю Вашу политику, но Вас окружают безграмотные люди, которые мешают выполнять Вашу правильную программу.

Я знаю, что нужно делать для того, чтобы Россия победила всех своих врагов. В настоящее время из-за кризиса, вызванного врагами России, лишился бизнеса и нахожусь без работы. Хочу, Владимир Владимирович, но мере сил содействовать Вам.

Могу быть полезен в качестве Вашего помощника или советника по экономическим вопросам. Назначьте меня и не пожалеете! С уважением».

Page 3

Источник: https://studme.org/124500/marketing/rekvizity_sluzhebnyh_pisem

Гост оформление служебного письма

Письмо в несколько адресов оформление

Письмо – единственный документ, на котором не ставятся название его вида, как например: «АКТ», «ПРИКАЗ» и др.

СЛУЖЕБНОЕ ПИСЬМО – способ обмена информацией между организациями, предприятиями, фирмами.

Письмо – единственный документ, на котором не ставятся название его вида, как например: «АКТ», «ПРИКАЗ» и др.

1. Служебное письмо пишут на специальных бланках. Состав и расположение реквизитов бланка должны соответствовать ГОСТ 6.38-90.

2. Реквизиты служебного письма: гос.герб, наименование министерства, ведомства, эмблема и наименование организации, почтовый адрес, номер телефона, факса, номер счета в банке, дата, индекс, ссылка на дату и номер входящего документа, адресат, заголовок к тексту, текст, подпись, отметка о направлении копии в другие адреса, в дело, фамилия и телефон исполнителя.

3. Реквизиты, состоящие из нескольких строк, печатают через один интервал, между реквизитами 1,5-2 интервала. Текст письма печатают через 1,5 интервала. На формате А5 допускается печатать текст через 1 интервал. Текст, предназначенный для размножения типографским способом, печатают через 2 интервала.

4. Текст письма должен быть лаконичным, убедительным. Писать надо точно и просто, отдавая предпочтение простым распространенным предложениям. При этом необходимо стремиться к тому, чтобы каждое слово несло максимум информации.

5. Письма могут быть оформлены в виде просьбы, запроса, ответа, уведомления, отказа, обращения, предложения, требования, распоряжения, напоминания, предупреждения, приглашения, подтверждения, извещения, телеграммы, указания и др.

6. Письма бывают: сопроводительные гарантийные, циркулярные, справочно-информационные, информационно-рекламные, претензионные, договорные.

7. В сопроводительном письме адресату сообщается факт отправки ему прилагаемых к этому письму документов. Эти письма следует начинать словами: направляем, прилагаем, посылаем, представляем, возвращаем.

8. Гарантийное письмо – документ, в котором гарантируется выполнение обязательств, указанных в письме.

9. Циркулярное письмо –одну и ту же информацию посылают в несколько адресов нижестоящим организациям.

10. Претензионное (рекламационное) письмо – предъявление претензии к срокам, качеству, количеству продукции и т.д. Направляется виновной стороне в целях урегулирования споров.

11. Информационно-рекламное письмо. Цель – заинтересовать потребителя.

Пример: «Если хотите, чтобы о Вашем предприятии узнали родственные предприятия в США…, найти партнеров, продать отходы за валюту, приобрести передовые технологии…, Вы можете поместить информацию о Вашем предприятии в нашем сборнике. Стоимость заказа. Образец бланка-заказа прилагается. Общий размер текста не должен превышать одну машинописную страницу».

12. Письмо может быть многоаспектным. Например: письмо-напоминание, просьба, гарантия. «Напоминаем, что 28.01.99 в Ваш адрес направлено письмо с просьбой изготовить бланки. Оплату гарантируем».

  • История делопроизводства
  • Инструкция по делопроизводству
  • Должностная инструкция
  • Адресат и адресование документа
  • Согласование документа
  • Подпись
  • Печать
  • Отметки на документе

Письмо — обобщенное название различных по содержанию документов, служащих средством общения между учреждениями в процессе осуществления их деятельности.

Письмо — самый распространенный способ обмена информацией, оно объединяет огромную группу самых различных по содержанию документов, выделяемых по способу передачи текста (по почте). Письма составляют большую часть входящих и исходящих документов любого учреждения и имеют множество разновидностей.

Виды писем:

  • инструктивные;
  • сопроводительные;
  • информационные;
  • гарантийные;
  • рекламные;
  • претензионные;
  • арбитражные;
  • письма-подтверждения;
  • письма-напоминания;
  • письма-извещения;
  • письма-просьбы.

В письмах выражают поздравления, пожелания, приветствия в торжественных случаях. Письма направляют в знак проявления участия и выражения соболезнования в драматических и трагических ситуациях.

Письмо оформляют на специально предназначенном для этого вида документа бланке формата А4. Если текст письма не превышает семи строк, допускается использовать для писем формат А5.

Датой письма является дата его подписания.

Текст письма строят по схеме:

  • введение (здесь приводятся мотивы составления письма, ссылки на события, факты, решения вышестоящих учреждений и другие факторы, послужившие основанием для составления письма);
  • доказательства (здесь излагают обоснование вопроса, изложенного в письме);
  • заключение (перечисление выводов, просьбы, требования, предложения).

Нередко в практике документирования применяются письма, которые содержат одну заключительную часть текста без пояснений.

По своему объему текст письма, как правило, не должен превышать одну страницу.

Цель составления и направления писем сводится, как правило, к побудительным мотивам, отсюда вытекают основные требования к тексту: ясность, четкость, краткость изложения. Практика переписки выработала несколько общих правил, которых необходимо придерживаться при составлении и оформлении писем.

Письмо должно быть посвящено одному вопросу, что упрощает операции по их обработке и ускоряет исполнение в той организации, куда они адресованы.

Текст письма, как правило» излагается от третьего лица единственного числа, например: «Школа не имеет возможности. », «В ближайший год школа не предполагает. » и т.д.

Право подписи служебных писем, как правило, принадлежит руководителю, а в период его отсутствия (болезнь, отпуск, командировка) его заместителю или должностному лицу, исполняющему обязанности руководителя. Письма в настоящее время пересылают не только по почте, но и с использованием телеграфа, аппаратов факсимильной связи, компьютерных сетей (электронная почта).

Независимо от способа передачи документа используют единые требования к его составлению и оформлению (см. рис. 3.7).

Рис. 3.7. Пример оформления письма

Служебное письмо

Служебные письма — обобщенное название большой группы управленческих документов, которые служат средством общения с учреждениями и частными лицами, сообщения чего-нибудь, уведомления о чем-нибудь.

В заголовочной части письма печатаются следующие реквизиты:

  • дата;
  • номер;
  • ссылка на регистрационный номер и дату документа (если письмо является ответом);
  • заголовок к тексту, изложенный одной фразой.

В письмах должны быть правильно указаны составные части реквизита «адресат» (получателя письма):

  • фирма;
  • структурное подразделение;
  • должность;
  • фамилия и инициалы;
  • почтовый адрес получателя.

Если письмо одного содержания направляется нескольким адресатам, сначала указывается адрес основного получателя, затем перечисляются другие.

Источник: https://myrzyk.ru/6260-gost-oformlenie-sluzhebnogo-pisma/

Юрист спасет
Добавить комментарий

< Предыдущая СОДЕРЖАНИЕ Следующая >

Посмотреть оригинал

  • 1. Федеральный закон от 2 мая 2006 г. № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации».
  • 2. Постановление Правительства РФ от 15 июня 2009 г. № 477 «Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти».
  • 3. Приказ Минэкономразвития России от 18 февраля 2011 г. № 51 «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Министерстве экономического развития Российской Федерации» (п. 2.1—2.2, 2.5.5—2.5.6, 3.1—3.11, прил. 13).

8 (800) 302-38-64 - Вся Россия

бесплатная юридическая консультация